近年来，随着我院规模的不断扩大，学生和青年教职工的人数急剧上升，团员的数量和结构发生了较大改变，尤其是教职工团员数量明显增多，给团员管理的工作带来了困难，同时也给我们带来挑战和思考：作为学院团委，如何有效地监管到位，管理好近万人的团员队伍，调动广大团员青年的积极性，开展好各项活动，并能给予每位团员公平、公正的评价？我们首先想到了使用计算机技术来完成。作为计算机应用的一部分,使用计算机对团工作信息进行管理,有着手工管理所无法比拟的优点。

    目前，市场上尚未发现有针对高校共青团工作的应用软件，因为，团的工作管理不仅仅是对人的管理，更多是对工作和活动即对事的管理和评价，这就需要一种具有人工智能的判断，而如何能体现团的管理、教育、服务功能，调动广大团员的积极性和主动性，这也成为我们开发这套系统的原动力。

共青团工作综合管理系统实现了以下功能（即八个功能模块）：

    一、针对学生档案的管理。可进行档案入档管理（建档管理、建档资料导入、材料入档）、档案调阅管理、档案离库管理、档案综合信息、档案相关信息维护。并有强大的查询功能，可支持模糊查询。并可将查询结果进行报表打印。

    二、针对学生奖惩情况的管理。可对每学期的奖惩情况进行登记。奖惩情况管理，需明确标明个人工作数量及工作质量，以便确认奖惩情况是明了、公正的，并把奖惩情况、成绩情况、考核情况以具体分数体现出来，以便于统计、评比。根据活动的大小、等级（院、系或省直）划分出分数的比重。建立“综合测评”窗口，下设的学业成绩、素质拓展能与各项考勤结果建立联系，最终自动生成统计结果，年度综合测评可作为毕业的推荐材料。

    三、针对学生成绩的管理。课程情况，包括必修课、选修课、考察课等课程有关信息进行录入、增加、修改、编码、提供课程及学分的查询；可对学生干部的学期成绩进行管理、导入、查询、学年综合查询，可录入每学期的必修课、选修课、考察课、补考、重修等的成绩；提高成绩单自动生成功能，能够提供根据各种便捷形式的查询。可对优、良好、良、及格、不及格、欠学分等进行统计，并可进行打印。

    四、针对学生干部考勤的管理。可对学生干部基本情况管理，对学生干部基本情况（包括系部/总支、班级/支部）进行登记；对学生干部每周包括升旗、晨读、上课的考勤情况等进行登记。能进行考勤方面的政策、法规进行管理，根据相关规定统计各种违规学生，自动生成统计，给有关管理人员提高相关的参考信息。添加两委学生干部的工作量化表，让同学对各项工作能够更一目了然，并在综合评定中加上一个部门的系数。

    五、针对贫困生的综合管理。可对贫困生管理、为贫困学生提供的贷助补减审核（贷助补减申请、贷助补减审核、贷助补减查询、贷助补减统计、补助类型的维护）、勤工助学管理（勤工助学项目发布、勤工助学的发放、统计以及工作类型维护的工作情况）这三块对在校贫困进行统一管理。以便于确认贫困生的情况是否属实，以及了解贫困生的情况。按情况给予评定补助类型的维护。

    六、特殊群体的统一管理。特殊群体的管理分为：团员的管理（可对全院的团员包含申请入团的同学的管理、统计、考核、评定）。入党积极分子的管理以及推优入党人员具体情况进行登记、管理、统计、考核、评定。可以对其基本情况进行查询、修改、删除、统计、打印、备份，作为最后评定的依据。

    七、学生组织机构及各团总支管理。两委学生干部、学院各部门及各部门基本资料的管理和各系部团支部的统一管理；对以上各组织机构的管理依据《福建交通职业技术学院学生组织综合测评办法》进行评比，生成组织机构内部排名（院学生会内部、系学生会内部排名）及相同组织机构排名（包括院级部门及各系相同部门间的排名）；对各团总支的管理依据《福建交通职业技术学院团总支（学生会）综合评比办法》，内容涵盖班子建设、活动评价、材料档案管理及支部评价制度，对各团总支工作进行评分及管理，生成系部之间的排名。

    八、活动项目的评估和管理（项目活动评估体系模块）。将学院组织和参与的各项团学活动，都纳入系统的管理中，通过一系列指标量化，最终将活动、各级团组织以及个人通过具体的数字表现出来。不仅体现了对组织和个人的评价，也是对活动的评价，并为活动的改进提供了明确的指导，对今后我院团委学生干部的个人发展提供强有力的保障依据。这一模块具有以下几个特点：

    1、规范化、具体化。按活动的整个过程进行分解，把活动从立项到活动的完成的每个环节都一一细化，定出规范。整个评估体系既是活动的评价手段，也是活生生的指南和手册。

    2、量化。项目活动评估系统，融入了各个部门所举行的项目活动，对其项目活动进行系统的跟踪，活动中的各项评估都以具体分数数字的形式体现在该体系的表格之中，最终以具体的综合分数的形式体现于共青团工作综合管理系统中，对学生干部，学生会各部门的考核提供有力的依据。

    3、引入模糊的概念。项目活动评估体系中，所有的评估最终体现形式都是通过模糊的“好、中、差”和相对应的分值来互相换算，并最终通过具体的数字来体现。避免了不同评判人在同一评判标准下的弹性差异，同时也将各项指标细化，利用各项数据的累计减少总体误差，是量化和模糊化的综合。

    4、简单、公平原则。由于在活动中始终存在人的因素，因此，本评估体系将活动的成效与组织者和参与者的评估直接挂钩，将活动的成败直接与人形成共生关系，加强了组织者和参与者的主观能动性和积极性，同时使用了计算机管理，极大地避免了人为干扰，方便了评估的进行，避免重复劳动；也更符合公平性原则，为评先评优提供了有力依据。

    5、成绩公开。使用了网络技术，项目评比结果能在第一时间和大家见面，接受广大团员青年和舆论的监督。

    综上所述，共青团工作综合管理系统具有很强的针对性和适应性，符合高校这一特殊团工作群体的工作特点，它的优势体现在以下几个方面：

    一、工作简单化。团工作综合管理系统可以实现院团委、学生会学生干部的网络化管理和各系部学生干部二级管理体系，对团委、学生会各部门、各系部团总支及各团支部的综合考核管理工作体系，两委干部的工作网络评定，院级两委学生干部和系级学生干部管理工作的协调与统一以及贫困生综合管理体系，使用简单无须专业知识即可使用此功能丰富的综合管理系统。

    二、网络实效性。检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。网络用户涵盖了教师、学生、职员等校内各类人群和无法计数的校外访问者，实现学生信息网上办公、网上管理、网上查询和网上服务，能够极大地提高团工作信息管理的效率,也是科学化、正规化管理，实现内外联通的重要条件。

    三、数据可靠性。对程序登录的用户名、密码（密码采用加密技术）及权限分配进行分级管理（分管理、查询等不同权限），设置超级管理员、普通管理员、查询员、录入员等。

    四、项目活动评估量化评比。活动项目评估以公平、公正、公开为原则，对每项活动的评比过程采用对承办单位、项目活动及个人三点一线的评估方式进行，改变了我院团委只对活动项目进行评估的单一形式，评估系统除了对活动项目的评估之外还对承办单位及项目活动个人的评估，作为对团员干部今后考核以及部门评优评先的材料依据。

    五、兼容性强。为了兼容以后可能应用于组织工作中的其他应用程序或适应特殊数据格式表格要求的需要，提供特殊报表数据输出的升级接口，提供特殊的数据。如：导出EXCEL文件，与各部门干部任免审批表编辑器的完全兼容。在研发团队上实现传递性，一可以使用系统的维护，二可以对系统的发展提供更好的服务。

    六、延伸性好。利用这套系统，可以将学院共青团大部分的工作联系起来并延伸出去。在这套系统强大的数据库支持下，院团委的各项工作进入了一个新的时期，各项工作与系统接轨，扩大了团的工作范围。以本系统为依托，团委开发制定了项目评估体系、社团联合会管理卡，并为大学生自我创业服务中心和心海基金会提供了可靠的数据保证，同时也为团委下阶段的创新工作奠定了良好的基础。

    七、市场前景广。该系统的开发，在共青团综合管理的实践中，体现出了它的科学性、兼容性。由于学院团工作的复杂性，因此，它的模式同时适合其它管理工作的进行，例如党政管理、企业人力等管理，因此具有良好的市场前景。

    共青团工作综合管理系统的研发成功，实现了我院共青团工作的飞跃，它不仅填补了我院共青团工作的一项空白，也对整个共青团工作具有启发作用。通过使用这套系统，调动了我院广大团员青年的积极性，使团的工作更具有生机和活力。